電子帳簿保存法とは、帳簿書類ついてデジタルデータでの保存を認めた法律です。この法律が改正したことにより2022年度分以降の領収書等の扱いが変わってきます。
これまで領収書をデジタルデータで保存するためには
・税務署長の事前承認が必要
・タイムスタンプ要件、検索要件等がもの凄く面倒
などハードルが高く、紙での保存が一般的でした。
（楽天やアマゾン等で購入したときの領収書も印刷して保存する）
ざっくり改正事項をまとめました。詳しくは国税庁のホームページをご確認ください。
税務署長の事前承認が不要になったため、誰でも領収書をデジタルデータで保存することが可能となります。
紙でもらった領収書をデジタルデータにする期間が最長2か月になり、受領者のサインも不要に。ファイルの修正や削除の履歴を残すか出来ないシステム（クラウド等）に保存することで、スキャンした領収書等にタイムスタンプの付与は不要となりました。
検索するための項目が「取引年月日、取引金額、取引先」のみとなりました。また検索時の要件としてあった「日付、金額は範囲指定で検索できること」「２つ以上の項目を組み合わせて検索できること」という条件も「税務職員による質問検査権に基づく電磁的記録のダウンロードの求めに応じる場合」は不要となりました。
スキャンした領収書等を相互チェックや定期検査しなくてよくなりました。紙の領収書等はスキャン後破棄できます。
楽天やアマゾン等で購入したときの領収書は紙ではなくデジタルデータでもらいますが、デジタルデータでもらった領収書はデジタルデータのまま保存することが義務となりました。デジタルデータでもらった領収書を印刷して紙として保存することは出来なくなりました。
2023年12月31日までの電子取引については、一定の要件下で引き続き印刷した紙での保存も認められています。2023年12月31日までに完全移行しなさいという意味です。
移行期間が2023年12月31日まであるとはいえ、将来的にはデジタルデータでもらった領収書は印刷して紙で管理することがNGなら、もういっそのこと今から紙の領収書もデジタルデータで管理したほうが楽だな、ということで2022年1月1日分から改正電子帳簿保存法に対応することにしました。
改正事項を踏まえ、私が実施している電子帳簿保存法に対応した領収書の保存方法は下記となります。
紙の領収書をスキャンするのは2か月以内でいいのですが、2か月ためてると人によっては大変なことになります。（私の場合は月に50枚程度たまります。）
家の玄関に箱や封筒を設置し、紙でもらった領収書は家に帰ってきたときにそこに入れる、月末最終日に1か月をまとめてスキャンするようにしました。
「取引年月日」「取引先」「金額」で領収書を検索できるようにするため、ファイル名に「取引年月日」「取引先」「金額」を入れます。
例：2022年1月30日にセブンイレブンで3,000円の消耗品を買った時のレシート
20220130セブンイレブン3000.pdf
私は索引簿（エクセルファイル）で領収書ファイルの管理をしています。
・紙の領収書をPDF化したものとネットで購入しもともとPDFだったものを一元管理したい
・「取引年月日」「取引先」「金額」が同じ場合を考慮し連番管理もしたい
・まとめて後で振替伝票入力するときに領収書ファイルをいちいち確認するのが面倒
振替伝票入力する前に領収書を管理するためのファイルで、「取引年月日」「取引先」「金額」のほかに「摘要」「借方勘定科目」もエクセルに入力するようにしています。
それぞれのファイルに連番もつけているので、例としては
20-20220130セブンイレブン3000.pdf
という名前のファイルになります。
このファイルを年度ごとのフォルダに格納していきます。
振替伝票入力時にメモとしてPDFのファイル名を入力することで仕訳帳から領収書を探すことも可能としてます。
PDFはファイルのバージョン管理ができるクラウド上に保存するようにしました。
MFクラウド等のサービスでは振替伝票入力時にPDFを添付できるので、そういったサービスで一元管理でもいいかもしれません。
1つのサービスに依存してしまうと、そのサービスに障害が起きたときやサービスを切り替えるときに大変なので、私は別管理としてます。
法が改正しても国は個別で知らせもしないし教えてもくれません。税務調査等が入ってから困らないように今から準備は進めておきましょう。「デジタルデータ保存の義務化」については2024年1月1日からは青色申告する全員が対応する必要があります。
