打ち合わせのために移動するときの交通費は経費にできます。タクシーであれば領収書がありますが電車やバスの場合領収書がありません。領収書のない交通費を経費にする方法をメモします。
不要というより、電車やバスで移動した場合の交通費は領収書がありません。領収書の代わりになるものを用意する必要があります。
①交通系電子マネーの利用履歴
②出金伝票
③交通費精算書
上記3つのうちのどれか1つを用意することになります。
用意する書類3つに共通するのは下記の情報が記載されていることが条件です。
日付：電車に乗った日付
支払先：JR等
内容：乗った区間（東京 - 舞浜）、訪問先（〇〇株式会社）、仕事の内容（打ち合わせ）
金額：払った金額
交通系電子マネーは利用履歴を取得することができます。suicaの場合自動券売機等で印刷できるのですが、全ての履歴を印刷できるわけではありません。
■Suicaエリア内の「自動券売機」「チャージ専用機」「多機能券売機」で確認する方法
履歴表示は、直近のご利用分最大20件まで確認でき、履歴印字は、直近のご利用分最大100件まで印字可能です。なお、ご利用から26週間を超えた場合等、一部の場合において履歴を印字できない事がありますので、ご了承ください。■26週間を超えた履歴および100件を超える履歴を確認する方法
引用：Suicaの利用履歴を確認したいです。 | よくいただくお問い合わせ:東日本旅客鉄道株式会社
「個人情報の開示請求」をしていただくことで、可能な範囲（受付日から過去１年以内）で履歴情報の開示をさせていただいております。詳細については、下記リンク（個人情報の取扱いの具体的な事項）の「4.個人情報の開示等の手続き」をご覧ください。なお、定期券区間内の入出場記録につきましては、履歴印字に反映がされず、「個人情報の開示請求」を含めてご確認いただくことが出来ません。また、無記名式のSuicaカードにつきましては、個人情報に該当いたしませんので、上記お取扱いの対象とはなりません。
この利用履歴ですが、日付と乗った区間、金額は記載されているのですが、必要な情報の「訪問先」「仕事の内容」は記載されません。（当然ですが）
印刷した履歴の横に手書きで書き込めばいいのですが、自動券売機等で印刷した履歴は小さく書き込むスペースはありません。
利用履歴だけでは満たせないため、②出金伝票、③交通費精算書の補助的な役割となります。
手間がかかるわりには微妙に使えません。
領収書の代わりに、100均でも売ってる出金伝票に手書きで記載します。小まめに手書きで書いて保管する必要があるため、移動が多い人はスゲーめんどくさいです。
利用した日付単位もしくは電車やバスに乗った回数分で紙が発生することになるので、保管するにも邪魔です。
交通費精算書という書類をエクセル等で作り保管する方法です。
クライアントに交通費を請求する場合、この書類の提出を求められることもあります。
交通費精算書を作る場合、特に決まった形式はないので、行ごとに
利用日
交通機関
区間
金額
訪問先
仕事内容
を記載していき、月単位で合計金額も入力し、月単位で1つのファイルとします。
月末最終日に合計金額を交通費として仕訳入力します。（仕訳入力する日付で登録）
電帳法に対応しているのであればファイルのまま保管、対応していないのであれば印刷して保管します。
①交通系電子マネーの利用履歴
これだけでは条件を満たせない
②出金伝票
移動が多いとめんどくさい
③交通費精算書
エクセルで管理するだけ
企業によっては提出を求められることもある
という理由から、「③交通費精算書」で電車等の交通費を経費化していく方法がオススメとなります。
よほどの理由が無い限り、交通費精算書で管理するのが一番楽です。税務署からツッコまれて困る場合は交通系電子マネーの利用履歴も一緒に残しておきましょう。これでもメンドクセーという方は領収書の出るタクシーのみで移動していただければと。
